Huishoudelijk reglement Brug-IT vzw

Voorliggend huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de VZW

Wijzigingen aan dit reglement kunnen door de algemene vergadering worden aangebracht met een bijzondere meerderheid van 2/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.

I. Toegetreden leden
Artikel 1. Toegetreden lid – Toetreding Uitbreiding van artikel 13 van de statuten

Uittreksel van de statuten, artikel 13

„toegetreden leden: aanvaardingsprocedure en inhoudelijke voorwaarden
lidmaatschap
De algemene vergadering is bevoegd om te beslissen over de aanvaarding van toegetreden leden.
Elk nieuw lid moet voorgedragen worden door een Peter of Meter, zijnde een natuurlijke persoon of rechtspersoon die reeds toegetreden lid is van de vereniging en die zich inzet voor de aanvaarding van het kandidaat-lid. Een kandidaat- toegetreden lid van de vzw dient hiervoor schriftelijk een aanvraag in bij de algemene vergadering met vermelding van de Peter of Meter. De aanvraag tot lidmaatschap wordt geverifieerd bij de opgegeven Peter of Meter.
De algemene vergadering beslist autonoom of een kandidaat als toegetreden lid van de vzw wordt aanvaard.
De algemene vergadering dient deze beslissing niet te motiveren.
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Indien de algemene vergadering een kandidaat – toegetreden lid niet aanvaardt, kan dit kandidaat – toegetreden lid slechts een nieuwe aanvraag indienen ten vroegste 1 jaar na de eerste aanvraag.
De voorwaarden om tot de vzw als toegetreden lid toe te treden zijn de volgende:
– Een toegetreden lid is een natuurlijke persoon of rechtspersoon met als hoofdactiviteit IT.“

Lid worden van Brug-IT kunnen ondernemingen en instellingen met hoofdzetel in 1 van de volgende gebieden:
Regio Noord-West-Vlaanderen, omvattend: Beernem, Blankenberge, Bredene,
Brugge, Damme, De Haan, Gistel, Ichtegem, Jabbeke, Knokke-Heist,

Middelkerke, Oostende, Oostkamp, Oudenburg, Torhout, Zedelgem en Zuienkerke.

Brug-IT stelt voorop dat er ethisch wordt ondernomen. Dit betekent onder andere dat de leden van Brug-IT niet actief klanten of medewerkers van andere leden afwerven.

Indien er bewijzen voorhanden zijn die duiden op misbruik van vertrouwen kan de kandidaatstelling door de Raad van Bestuur als niet haalbaar weerlegd worden. Effectieve leden die zich niet houden aan onze ethische normen zoals hierboven

Versie van 02 maart 2020 – oudere versies vervallen

beschreven kunnen bij beslissing van de Raad van Bestuur onmiddellijk uitgesloten worden als lid.

Men kan pas effectief aanvaard worden na betaling van het lidgeld.
Men kan op elk ogenblik van het jaar aanvraag doen om toe te treden als toegetreden lid.

Het lidmaatschap loopt het eerste jaar van datum van acceptatie tot 31 december van dat jaar. Het lidmaatschap moet ten minste dertien maanden bedragen. De volgende termijnen lopen van 1 januari van het jaar tot 31 december van datzelfde jaar. De eerste bijdrage is afhankelijk van de instapmaand waarin men lid wordt.

Artikel 2. Einde lidmaatschap en uitsluiting

Uitbreiding van artikel 14 en 15 van de statuten

Uittreksel van de statuten, artikel 15

“Elk toegetreden lid kan op elk moment vrijwillig ontslag nemen uit de vzw. Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan de algemene vergadering door verzending naar de zetel van de vzw. Het toegetreden lid dat ontslag neemt moet een opzegtermijn van 3 maanden in acht nemen, te rekenen vanaf de verzending van de brief. De poststempel geldt als bewijs.

Een toegetreden lid wordt geacht ontslag te nemen wanneer het lid zijn of haar lidmaatschapsbijdragen niet heeft betaald binnen de maand nadat hiertoe een schriftelijke aanmaning werd verzonden per aangetekende brief.

Het lidmaatschap van toegetreden leden neemt van rechtswege een einde:
• Wanneer het toegetreden lid niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om toegetreden lid te kunnen worden van de vzw
• Wanneer een toegetreden lid in een bepaalde hoedanigheid aanvaard werd als toegetreden lid en hij of zij deze hoedanigheid verliest.
• Bij overlijden, onbekwaamverklaring, ontbinding, fusie of faillissement van het toegetreden lid.

Een lid kan op elk moment worden uitgesloten door de algemene vergadering met een 2/3 meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. Het toegetreden lid waarvan de uitsluiting wordt voorgesteld, heeft het recht te worden gehoord door de algemene vergadering. De stemming over de uitsluiting van een toegetreden lid is geheim.

De raad van bestuur kan een toegetreden lid schorsen in afwachting van de algemene vergadering waarop beslist wordt over de uitsluiting. Tijdens de periode van schorsing verliest het geschorste lid zijn rechten als werkend lid. De schorsing kan maximum drie maanden duren. Heeft de algemene vergadering geen beslissing tot uitsluiting van het toegetreden lid genomen binnen de drie maanden, dan herwint het betrokken lid al zijn rechten als toegetreden lid.”

Versie van 02 maart 2020 – oudere versies vervallen

Volgende omstandigheden kunnen een grond tot uitsluiting voor toegetreden leden vormen :
– het berokkenen van ernstige schade aan de goede naam en werking van de vereniging

– niet langer voldoen aan de ethische voorwaarden die vooropgesteld worden om lid te zijn van de vereniging

II. Werkende leden
Artikel 1. Werkend lid – Toetreding Uitbreiding van artikel 7 van de statuten

Uittreksel van de statuten, artikel 7

“De algemene vergadering is bevoegd om te beslissen over de aanvaarding van nieuwe werkende leden.
Elk nieuw lid moet voorgedragen worden door een Peter of Meter, zijnde een natuurlijke persoon of rechtspersoon die reeds werkend lid is van de vereniging en die zich inzet voor de aanvaarding van het kandidaat-lid. Een kandidaat-werkend lid van de vzw dient hiervoor schriftelijk een aanvraag in bij de algemene vergadering met vermelding van de Peter of Meter. De aanvraag tot lidmaatschap wordt geverifieerd bij de opgegeven Peter of Meter.

De algemene vergadering beslist autonoom of een kandidaat als werkend lid van de vzw wordt aanvaard.
De algemene vergadering dient deze beslissing niet te motiveren.
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.

Indien de algemene vergadering een kandidaat – werkend lid niet aanvaardt, kan dit kandidaat – werkend lid slechts een nieuwe aanvraag indienen ten vroegste 1 jaar na de eerste aanvraag.
Om werkend lid van de vzw te kunnen worden, dient men onder één van de volgende categorieën te vallen:

– een natuurlijke persoon of rechtspersoon met als hoofdactiviteit IT; – een onderwijsinstelling;
– een overheidsinstelling.”

Lid worden van Brug-IT kunnen ondernemingen en instellingen met hoofdzetel in 1 van de volgende gebieden:
Brugge, Beernem, Zedelgem, Zuienkerke, Jabbeke, Blankenberge, Oostkamp, Knokke- Heist, Torhout, Damme-Sijsele

Van werkende leden wordt verwacht, dat deze zich actief engageren voor de vzw en taken overnemen.

Brug-IT stelt voorop dat er ethisch wordt ondernomen. Dit betekent onder andere dat de leden van Brug-IT niet actief klanten of medewerkers van andere leden afwerven.

Versie van 02 maart 2020 – oudere versies vervallen

Indien er bewijzen voorhanden zijn die duiden op misbruik van vertrouwen kan de kandidaatstelling door de Raad van Bestuur als niet haalbaar weerlegd worden. Men kan pas effectief aanvaard worden na betaling van het lidgeld.

Men kan op elk ogenblik van het jaar aanvraag doen om toe te treden als toegetreden lid.

Het lidmaatschap loopt het eerste jaar van datum van acceptatie tot 31 december van dat jaar. Het lidmaatschap moet ten minste dertien maanden bedragen. De volgende termijnen lopen van 1 januari van het jaar tot 31 december van datzelfde jaar. De eerste bijdrage is afhankelijk van de instapmaand waarin men lid wordt.

Artikel 2. Einde lidmaatschap en uitsluiting

Uitbreiding van artikel 8 en 9 van de statuten

Uittreksel van de statuten, artikel 9

“Een werkend lid kan op elk moment vrijwillig ontslag nemen uit de vzw. Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan de algemene vergadering door verzending naar de zetel van de vzw. Het werkend lid dat ontslag neemt moet een opzegtermijn van 3 maanden in acht nemen, te rekenen vanaf de verzending van de brief. De poststempel geldt als bewijs. Indien door het ontslag het aantal werkende leden onder het statutair minimum daalt, dan wordt het ontslag van het werkend lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden.

Een werkend lid wordt geacht ontslag te nemen wanneer het lid zijn of haar lidmaatschapsbijdragen niet heeft betaald binnen de maand nadat hiertoe een schriftelijke aanmaning werd verzonden per aangetekende brief.
Het lidmaatschap van werkende leden neemt van rechtswege een einde:

• Wanneer het werkend lid niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om werkend lid te kunnen worden van de vzw
• Wanneer een werkend lid in een bepaalde hoedanigheid aanvaard was als werkend lid van de algemene vergadering en hij of zij deze hoedanigheid verliest.
• Bij overlijden, onbekwaamverklaring, ontbinding, fusie of faillissement van het werkend lid.
Een lid kan op elk moment worden uitgesloten door de algemene vergadering met een 2/3 meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. Het werkend lid waarvan de uitsluiting wordt voorgesteld, heeft het recht te worden gehoord door de algemene vergadering. De stemming over de uitsluiting van een werkend lid is geheim. De raad van bestuur kan een werkend lid dat in strijd handelt met de doelstellingen van de vzw schorsen in afwachting van de algemene vergadering waarop beslist wordt over de uitsluiting. Tijdens de periode van schorsing verliest het geschorste lid zijn rechten als werkend lid. De schorsing kan maximum drie maanden duren. Heeft de algemene vergadering geen beslissing tot uitsluiting van het werkend lid genomen binnen de drie maanden, dan herwint het betrokken lid al zijn rechten als werkend lid.”

Volgende omstandigheden kunnen een grond tot uitsluiting voor toegetreden leden vormen :
– het berokkenen van ernstige schade aan de goede naam en werking van de vereniging

Versie van 02 maart 2020 – oudere versies vervallen

– niet langer voldoen aan de ethische voorwaarden die vooropgesteld worden om lid te zijn van de vereniging

III. De raad van bestuur Artikel 1. Onverenigbaarheid

Worden als onverenigbaar met het bestuursmandaat beschouwd :
Leden die reeds lid zijn van een raad van bestuur van een andere vereniging en die in die hoedanigheid in conflictsituaties terecht kunnen komen.

Artikel 2. Taakverdeling

De taakverdeling van de functies binnen de raad van bestuur is de volgende : – de voorzitter heeft de leiding van de vereniging en ziet toe op de goede werking ervan. Hij waakt erover dat de vergaderingen regelmatig plaatsvinden en dat de agenda wordt opgesteld. Hij leidt de besprekingen en zorgt voor het nemen en opvolgen van de beslissingen.

– de ondervoorzitter neemt de taken van de voorzitter waar bij afwezigheid van de voorzitter.
– de secretaris is verantwoordelijk voor het voeren van de correspondentie,
het verzenden van de uitnodigingen voor de vergaderingen, het opmaken en bijhouden van de notulen van de vergaderingen. De secretaris stelt de ledenlijst op en waakt over de volledigheid ervan.

– de penningmeester waakt over de financiële middelen en financiële planning en stuurt de uitgaven.

Artikel 3. Werkgroepen

In de schoot van de raad van bestuur kunnen werkgroepen worden opgericht voor het realiseren van bepaalde projecten. Indien nodig en enkel na goedkeuring van de raad van bestuur kan hiervoor beroep worden
gedaan op externe deskundigen. Deze externen hebben geen enkele beslissingsbevoegdheid, enkel een adviserende opdracht.

Artikel 4. Discretie en bezoldiging

De bestuurders zijn gebonden tot discretie over hetgeen zij in de uitoefening van hun mandaat vernemen.
De mandaten zijn onbezoldigd.

Artikel 5. Taken

De raad van bestuur komt minimaal 10 maal per jaar samen en heeft als taak:

• de controle op de dagelijkse uitvoering

• de evaluatie en beoordeling van de projecten

• de opvolging van de projecten

• de financiële verantwoordelijkheid van de vereniging, zowel wat de begroting als de uitgaven betreft

• het voorstel tot aanvaarding van nieuwe leden (werkende en toegetreden)

• de voorbereiding van de algemene vergadering

• de netwerkvorming stimuleren en coördineren Versie van 02 maart 2020 – oudere versies vervallen

IV Lidmaatschapsvormen en prijzen

Lidmaatschapsvorm „Full member“ of „Business Membership“

Omvat:
Een vermelding op de website
Vermelding van vacatures
Mogelijkheid om (niet-commerciële) inhoud te leveren voor de tweemaandelijkse communicatie met Brugse tips & tricks, waarbij een bepaalde werkwijze moet gevolgd worden.
Korting op de deelnameprijs aan evenementen ingericht door Brug-IT zelf
Lidgeld: 350 Euro excl. BTW per jaar

Lidmaatschapsvorm „Education“

Omvat:
Een vermelding op de website Korting op deelname aan congressen Lidgeld: 175 Euro excl. BTW per jaar

Niet-betalende toegetreden leden
Onder bijzondere omstandigheden kan een niet-betalend toegetreden lid toegelaten worden. Hierbij handelt het zich vooral en niet bij uitsluitsel over natuurlijke en rechtspersonen uit de Brug-IT regio die zich voor Brug-IT engageren en niet behoren tot de IT-sector.

Versie van 02 maart 2020 – oudere versies vervallen